Ein leistungsfähiges CRM lebt von klarer Struktur.
Es reicht nicht, einfach nur Kontakte zu sammeln und diese beliebig abzuarbeiten – besonders im B2B-Vertrieb. Es ist extrem wichtig zu wissen, wo jeder einzelne Kontakt im Verkaufsprozess steht. Bei der Nutzung von HubSpot kommt man nicht um die Begriffe Lifecycle Stages und Lead Status herum.
Lifecycle Stages und der Lead Status sind zwei zentrale Funktionen, die genau das ermöglichen: Struktur, Übersicht und gezielte Vertriebssteuerung.
In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie Hubspot Lifecycle Stages und Lead Status sinnvoll einsetzen und wie beide Funktionen zusammenspielen, um Ihr Lead Management in HubSpot auf das nächste Level zu bringen.
Was sind die Lifecycle Stages in HubSpot?
Lifecycle Stages geben an, wo sich ein Kontakt oder ein Unternehmen in der Customer Journey befindet. Sie bilden die groben Meilensteine der Kundenbeziehung ab. HubSpot liefert dafür eine Standard-Abfolge, die Sie aber auf jeden Fall individuell anpassen sollten. Wie wir unsere Lifecycle Stages anpassen, haben wir in diesem Blogartikel schon einmal aufgefasst: Lifecycle-Phasen in HubSpot.
Die Standardphasen im Überblick:
- Subscriber – Hat z. B. Ihren Newsletter abonniert.
- Lead – Hat eine Conversion ausgelöst (z. B. Download).
- Marketing Qualified Lead (MQL) – Vom Marketingteam als relevant eingestuft.
- Sales Qualified Lead (SQL) – Vom Vertrieb als potenzieller Kunde qualifiziert.
- Opportunity – Ein konkreter Deal wurde gestartet.
- Customer – Mindestens ein Deal wurde gewonnen.
- Evangelist – Ein aktiver Fürsprecher Ihres Unternehmens.
- Other – Fällt in keine der oben genannten Kategorien.
Diese Phasen sind nicht nur als reine Labels zu nutzen. Sie sind ausschlaggebend dafür, den Übergang zwischen Marketing und Vertrieb sauber zu gestalten und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
Der Lead Status: Die Klassifizierung im Vertrieb
Der Lead Status ist eine Subkategorie der Sales Qualified Leads. Der Lead Status bildet die feineren Schritte im aktiven Vertriebsprozess ab. Auch hier gilt es, die einzelnen Kategorien auf Ihr Unternehmen abzustimmen.
Standardoptionen für den Lead Status:
- Neu
- Offen
- In Bearbeitung
- Offener Deal
- Nicht qualifiziert
- Kontaktaufnahme versucht
- Kontakt aufgenommen
- Schlechtes Timing
So machen wir es:
- Kalt
- Opening
- Setting
- Closing
- Upsell
- Absage/Aktuell nicht interessiert
- Disqualifiziert
Diese Statusangaben ermöglichen eine präzise Steuerung innerhalb der SQL-Phase und geben dem Vertriebsteam klare Hinweise, welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
Wie Lifecycle Stages und Lead Status zusammenspielen
Stellen Sie sich vor, die Lifecycle Stages sind Ihre Landkarte, die den gesamten Weg vom Erstkontakt bis zum Kunden zeigt. Der Lead Status ist dann Ihr Navigationssystem, das Ihnen exakt sagt, wo Sie sich gerade befinden und was als nächstes kommt.
Beispiel:
Ein Kontakt wird vom Marketing als MQL übergeben und landet in der Lifecycle-Phase Sales Qualified Lead. Der Vertrieb übernimmt und nutzt den Lead Status, um die nächsten Schritte festzuhalten: „Opening“ (also Versuch der Kontaktaufnahme), dann „Setting“ (Phase der Bedarfsermittlung), anschließend vielleicht „Closing“ (Verkaufsabschluss erzielen). Dabei wandert der Kontakt gleichzeitig weiter zur Lifecycle Stage „Opportunity” oder „Customer”.
Das Ergebnis:
Marketing & Vertrieb arbeiten zusammen. Leads werden klar zugewiesen. Niemand fällt durchs Raster. Und: Die Kommunikation wird zielgerichteter und relevanter.
Automatisierung & Synchronisierung: Die helfende Hand
Sich um all die CRM-Daten manuell zu kümmern, wäre ein Haufen Arbeit …
Das ist mit HubSpot jedoch kein Problem: HubSpot kann Lifecycle Stages automatisch aktualisieren (z. B. beim Anlegen eines Kontakts, beim Erstellen eines Deals oder bei Verknüpfungen mit Unternehmen). Das reduziert manuelle Fehler, hält das System konsistent und sorgt für weniger Arbeit.
Was bedeutet das nun konkret?
Ein paar Beispiele für Automatisierungen bei HubSpot:
- Wird ein neuer Deal mit einem Kontakt erstellt, kann HubSpot den Lifecycle automatisch auf „Opportunity“ setzen.
- Wenn ein Deal gewonnen wird, wird die Phase automatisch auf „Customer“ aktualisiert.
- Wenn ein Kontakt mit einem Unternehmen verknüpft ist, kann die Lifecycle-Phase des Unternehmens automatisch auf den Kontakt übertragen werden.
Wichtig zu wissen: Automatisierungen in HubSpot verschieben Lifecycle-Stages nur “nach vorne”. Rückschritte (z. B. von „Customer“ zurück zu „Lead“) sind nur manuell oder durch vorheriges Löschen des Werts möglich.
Ebenfalls wichtig ist es, dass die System-Automatisierungen nicht ausreichen, um die Lifecycle-Phasen und den Lead-Status durchgehend automatisiert zu aktualisieren. Hierzu müssen Automatisierungen via Workflows ergänzend genutzt werden. Dazu benötigt mal allerdings entsprechende Erfahrung und Know-how, damit das gut funktioniert.
Und was hat KI damit zu tun?
Breeze Intelligence ist eine KI-Funktion von HubSpot, die Ihnen dabei hilft, Ihre CRM-Daten zu vervollständigen und zu verbessern, ohne dass Sie selbst lange suchen müssen.
Breeze Intelligence arbeitet im Hintergrund und ergänzt Ihre Kontaktdaten automatisch mit öffentlich verfügbaren Informationen. Sie erkennt, wenn ein Unternehmen gerade aktives Kaufinteresse zeigt, reichert Formulare mit passenden Daten an und liefert Empfehlungen.
Mehr über KI in HubSpot: HubSpot KI-Tools
Der Clou: Je strukturierter Ihre Lifecycle-Stages und Lead-Status gepflegt sind, desto besser greifen diese KI-gestützten Funktionen. Denn nur wer weiß, wo ein Kontakt gerade steht, kann ihm zur richtigen Zeit den richtigen Inhalt liefern.
Typische Fehler im Umgang mit Lifecycle-Stages und Lead Status
- Alle Kontakte als „Lead“ abspeichern ohne weitere Einordnung
→ Das führt zu Chaos und verhindert gezieltes Lead Scoring oder Segmentierung.
- Lifecycle Stages und Lead Status werden nicht aktiv gepflegt
→ Ohne klare Regeln verliert das Team schnell den Überblick.
- Fehlende Synchronisierung zwischen Kontakten, Deals und Unternehmen
→ Inkonsistente Daten, doppelte Arbeit, ungenaue Reports.
Und so macht man’s besser: Best Practices für Ihr HubSpot-Setup
- Definieren Sie klare Regeln, wann ein Kontakt in welche Lifecycle-Phase übergeht.
- Nutzen Sie den Lead Status aktiv, um Sales-Prozesse sichtbar zu machen.
- Automatisieren Sie, wo es sinnvoll ist, aber behalten Sie kritische Übergänge im Blick.
- Schulen Sie Ihr Team, damit alle mit der gleichen Systematik arbeiten.
- Nutzen Sie Reports & Workflows, um Stagnation zu erkennen (z. B. „Seit 10 Tagen unverändert in Lead-Status = Kontaktaufnahme versucht“).
Sie möchten genauer erfahren, wie ein ideales CRM Setup abläuft? Auch hierfür haben wir eine Anleitung für Sie: HubSpot CRM Setup.
Fazit: Verständnis über Lifecycle Stages und Lead Status sorgt für mehr Effizienz.
Ein umfassendes Verständnis über Lifecycle Stages und Lead Status ist ein Muss, wenn Sie Ihr HubSpot-CRM effizient nutzen möchten. Sie helfen dabei, Leads systematisch zu betreuen, Übergaben zwischen Teams sauber zu gestalten und Vertriebsprozesse besser zu steuern.
Ein gutes Setup schafft definitiv mehr Übersicht, aber auch Vertrauen ins System, bessere Zusammenarbeit und messbare Erfolge im Vertrieb.
Sie brauchen Unterstützung bei der Struktur Ihres HubSpot CRMs?
Wir helfen Ihnen, ein Setup aufzubauen, das zu Ihrem Unternehmen passt.
