“Einfach mal starten” ist oft der naheliegendste Weg für viele Unternehmen, die mit dem HubSpot CRM anfangen möchten. Das ist auch sehr verständlich, denn immerhin “kostet” es Zeit und Ressourcen, sich mit den wichtigen Fragen, die man sich am Anfang stellen sollte, zu befassen.
Erst später wird klar: Die Struktur passt nicht, Daten sind chaotisch, Prozesse ineffizient – und das kostet definitiv mehr.
HubSpot bietet unglaublich viel. Jedoch ist es entscheidend, das CRM-Setup richtig aufzusetzen, um das volle Potential wirklich zu nutzen.
Wer sich zu Beginn die Zeit dafür nimmt, schafft damit eine Grundlage für effiziente Abläufe, verlässliche Daten und ein Team, das mit Freude im System arbeitet.
Es geht im CRM Setup nämlich um mehr, als nur Kontakte und Unternehmen zu erfassen: Es geht darum, Beziehungen richtig abzubilden, Leadprozesse zu definieren und zentrale Tools wie Outlook, Teams oder Anruf- und Meetingfunktionen sinnvoll zu integrieren.
Es ist genau wie beim Bauen: Ein Gebäude kann man nur auf einem stabilen Fundament errichten.
Ein durchdachtes Setup macht es möglich, den Überblick zu behalten: In welche Segmente gliedern sich Kontakte und Unternehmen? Wo stehen wir mit welchem Kontakt? Welche Deals sind in welcher Phase? Wer ist bereits Kunde, wer braucht noch Betreuung? Und wie können wir unser Team dabei bestmöglich unterstützen?
Nur mit einem wirklich tragfähigen Fundament lässt sich das volle Potenzial von HubSpot nachhaltig entfalten. Ordnung, Skalierbarkeit und echte Effizienz sind das Ergebnis eines klaren, durchdachten CRM-Setups.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf es beim HubSpot CRM Setup wirklich ankommt.
Grundbegriffe verstehen: Die CRM-Objekte in HubSpot
Wer sich bereits gedacht hat, dass das alles etwas viel und wirr ist – keine Sorge, hier erfahren Sie, was hinter den einzelnen Objekten steckt.
Als Grundlage für ein stabiles Setup ergibt es Sinn, bei den Basics anzufangen.
Das HubSpot CRM basiert auf Objekten: Kontakte, Unternehmen und Deals sind im Regelfall im Marketing- und Salesbereich die wichtigsten, die zudem miteinander verknüpft sind. Wenn diese Strukturen sauber aufgesetzt und durchdacht sind, entsteht daraus ein CRM, das aktiv unterstützt. Ziel ist es, die Daten so zu strukturieren, dass sie für Ihr Marketing, Vertrieb (und ggf. auch Service) jederzeit klar, nachvollziehbar und verlässlich nutzbar sind – ohne Chaos oder Interpretationsspielraum.
- Kontakte richtig abbilden
Es ist wichtig, hier direkt alle relevanten Eigenschaften anzulegen und eine sinnvolle Segmentierung von Beginn an mitzudenken. Faktoren wie der Fit Score, Lead-Status und Lifecycle-Phasen, aber auch die Rolle im Kaufprozess, Aktiv/Inaktiv-Status oder Marketing-Consent sind entscheidend für eine gute Segmentier- und Steuerbarkeit.
Die meisten dieser Punkte können (und sollten) Sie beim Setup für sich anpassen. Zu Beginn hat man nämlich lediglich den (nicht immer passenden) System-Standard von HubSpot, der durch individuell notwendige Eigenschaften ergänzt werden muss.
Das ist sicherlich einiges an Arbeit und die Pflege dessen ist nicht einfach. Aber wenn Sie sinnvolle Grundeinstellungen definiert haben, profitieren Sie langfristig davon.
- Unternehmen klar zuordnen
Auch bei Unternehmen gilt: Die Zuordnung und Pflege muss strukturiert erfolgen. HubSpot kann automatisch anhand der E-Mail-Domain ein Unternehmen einem Kontakt zuweisen. Das funktioniert in vielen Fällen gut, sollte aber im Setup genau geprüft und durchdacht werden.
Die Unternehmensprofile sind ähnlich wie die einzelnen Kontakte im CRM abgebildet. Das heißt, auch hier findet man demongrafische Daten wie Name, Adresse, Telefon, Web-Adresse, aber auch vertriebsspezifische Faktoren wie Fit Score, Lifecycle-Phase etc.
Für eine Verbesserung der Datenbasis lohnt sich hier der Einsatz von Breeze Intelligence zur automatischen Datenanreicherung. Was Breeze Intelligence alles kann, erfahren Sie in diesem Blogartikel zu den KI-Funktionen auf HubSpot.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Lifecycle-Phase von Unternehmen und Kontakten. Diese sollten aufeinander abgestimmt sein. Die Synchronisierung dieser Informationen sorgt für mehr Transparenz im System und verhindert widersprüchliche Angaben.
- Deals richtig strukturieren
Eine übersichtliche Deal-Pipeline, die auch zu den eigenen Verkaufsprozessen passt, ist ein zentraler Erfolgsfaktor. HubSpot liefert zwar eine Standard-Pipeline, doch diese sollte fast immer an die eigenen Prozesse angepasst werden.
Dazu sollte man sinnvolle Phasen festlegen. Ebenso kann man z. B. eigene Eigenschaften erstellen, um Produkt- und Dienstleistunsgruppen oder Bereiche abzubilden.
Um Learnings für die Zukunft zu sichern, kann man beispielsweise auch den Grund, warum ein Deal verloren (oder gewonnen) wurde, als Pflichtfeld definieren. Hier sollte man aber darauf achten, dass man den System-Standard eines Freitextfeldes in eine Mehrfachauswahl oder ein Dropdown ändern
Deal-Tags, wie Labels mit „Big Deal“ oder „Überfällig“ helfen zusätzlich, den Überblick zu behalten. Und auch die visuelle Darstellung spielt eine Rolle: Sauber konfigurierte Board-Ansichten erleichtern die tägliche Arbeit im Vertrieb enorm.
- Zusatzobjekte & individuelle Anpassungen
Zur Abbildung interner Prozesse oder zur Unterstützung von Marketing-Automationen kann es durchaus sinnvoll sein, benutzerdefinierte Eigenschaften zu ergänzen. Auch die Ansichten im CRM-System für Kontakte, Unternehmen und Deals können Sie individuell anpassen. So sieht jedes Teammitglied genau die Informationen, die es für die Arbeit braucht und die Eigenschaften, die gepflegt werden sollen. Relevante Karten wie z. B. Lead-Scores können eingeblendet, unnötige Elemente ausgeblendet werden.
Apropos Lead Scoring: HubSpot bietet hierzu Scoring-Möglichkeiten auf der Basis von Daten (= Fit Score – Wie gut passt ein Kontakt/Unternehmen?) oder Interaktion (= Interaktions Score – Wie intensiv interagiert ein Kontakt/Unternehmen mit Marketing/Vertrieb?). Diese Lead Scores sind sowohl für Kontakte, als auch für Unternehmen einrichtbar.
Die typische Ausgangssituation im HubSpot CRM: Warum „Out of the Box“ meist nicht gut genug ist
Viele Unternehmen legen mit HubSpot einfach mal los. Ist ja auch verständlich – immerhin bringt das CRM eine fertige Struktur mit. Die Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets sind bereits angelegt, erste Felder und Funktionen stehen bereit.
Warum also nicht direkt losarbeiten?
Ganz einfach: Diese „Out of the Box“-Struktur ist nicht auf das eigene Geschäftsmodell zugeschnitten. Die Struktur ist von HubSpot bewusst generisch gehalten. Wer das Setup nicht anpasst und ergänzt, gerät im Alltag schnell an Probleme.
Häufig entstehen dann Datenmüll und schlecht gepflegte Daten, die kaum segmentierbar sind, so dass man irgendwann zwar eine Menge Daten hat, diese aber nicht effektiv für Marketing und Vertrieb einsetzen kann. Oft schwirren dann im System auch Dubletten herum, weil Zuständigkeiten unklar sind, doppelt gearbeitet wird oder manche Dinge gar nicht bewusst sind.
Viele Bereiche des CRMs sind einfach unvollständig, da wichtige Eigenschaften nicht definiert oder nicht genutzt werden.
Man erkennt keine klaren Prozesse, weil zum Beispiel nicht sichtbar ist, welche Kontakte Kunden sind, wer im Sales-Prozess aktiv bearbeitet wird oder was mit neuen Leads passiert.
Und was ist vorprogrammiert?
Klar, Frustration im Team, Ineffektivität und mangelnde Effizienz. Wenn jeder das System anders nutzt und niemand mehr einen Überblick hat, verschwindet auch das Vertrauen in die Daten.
Diese Situation entsteht nicht aus Nachlässigkeit, sondern oft aus einem ganz normalen Grund: Zu Beginn fehlt die Zeit, sich tiefer mit dem System auseinanderzusetzen und das Wissen, um das CRM-Setup so aufzubauen, dass es nachhaltig funktioniert. Viele Teams übernehmen HubSpot, wie es geliefert wird und versuchen, sich irgendwie damit zu arrangieren. Doch spätestens beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen oder beim Aufbau automatisierter Prozesse wird klar: Das System passt nicht zur Realität.
Die gute Nachricht: Sie können die Weichenstellung immer noch in eine Richtung verändern, die zum Erfolg führt!
Natürlich ist es wesentlich besser, wenn Sie so früh wie möglich – am besten bereits zum Start – in eine durchdachte Struktur investieren, sparen Sie später Zeit, Ressourcen und vor allem Nerven.
Die wichtigen Schritte und Bestandteile eines idealen CRM-Setups in HubSpot
Ein leistungsfähiges CRM lebt nicht von möglichst vielen Funktionen, sondern von einem sauberen Fundament.
Wenn Sie Ihr HubSpot auf Ihre individuellen Geschäftsprozesse abstimmen, können Sie extrem produktiv mit dem System arbeiten. Dafür braucht es jedoch ein durchdachtes Setup mit klaren Strukturen und definierten Abläufen.
Wir zeigen Ihnen, was wichtig ist:
1. Objekte anpassen:
Kontakte, Unternehmen und Deals sind die drei Kernobjekte, die im HubSpot CRM im Zentrum stehen, wenn es um Marketing und Vertrieb geht. Diese sind miteinander verknüpft und sollten so abgebildet werden, wie es zur eigenen Customer Journey passt. Wer ist Kunde, wer Lead? Welche Kontakte gehören zu welchem Unternehmen? Wie entstehen Kontakte, Unternehmen und Deals in den täglichen Prozessen?
2. Eigenschaften anpassen:
HubSpot liefert zwar viele Standardfelder, jedoch reichen diese oft in der Praxis nicht aus. Es empfiehlt sich, die einzelnen relevanten Eigenschaften individuell anzupassen und zu ergänzen, wie zur Rolle im Kaufprozess, zum Marketing-Consent oder Lead Score. Die Daten müssen zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen. Nur wenn die Daten richtig erfasst werden, können sie auch ausgewertet und genutzt werden.
3. Deal-Pipelines & Lifecycle-Phasen definieren:
Ein sauberer Vertriebsprozess beginnt mit der passenden Deal-Pipeline: Welche Phasen gibt es vom ersten Aufschlag bis zum Abschluss? Welche Infos müssen in jeder Phase gepflegt werden? Zum Beispiel „Grund für Deal-Verlust“.
Auch die Lifecycle-Phasen (von Lead bis Kunde) sollten klar definiert und sinnvoll genutzt werden, idealerweise in Kombination mit Lead-Status oder Scoring-Modellen.
4. Benutzerrechte & Teamstruktur abbilden:
Nicht zu vergessen: Eine klare Rechte- und Rollenverteilung. Das sorgt für Sicherheit, Übersichtlichkeit und dafür, dass Teams nur das sehen und bearbeiten, was für sie relevant ist. Gerade bei wachsenden Teams ist das ein zentraler Faktor für nachhaltige Flexibilität.
5. Workflows & Automatisierungen einsetzen:
Viele manuelle Schritte lassen sich über automatisierte Workflows effizienter lösen, wie Lead-Zuweisungen, E-Mail-Follow-ups oder allgemeine Datenpflege. Das spart einiges an Zeit, optimiert das System und reduziert Fehlerquellen.
6. Segmentierung & Reporting ermöglichen:
Ein CRM-System entfaltet seinen Wert vor allem dann, wenn man gezielt damit arbeiten kann. Dynamische Listen, individualisierte Reports und maßgeschneiderte Dashboards sind sehr hilfreich dabei, den Überblick zu behalten und fundierte Entscheidungen zu treffen, basierend auf aktuellen, zuverlässigen Daten.
7. Datenschutz & DSGVO mitdenken:
Nicht zu vergessen: Ein gelungenes Setup braucht auch ein klares Regelwerk für den Datenschutz. Einwilligungen, Protokollierungen und Kommunikationseinstellungen sollten von Anfang an mitgedacht werden, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein und Vertrauen aufzubauen.
8. Den Wald vor lauter Bäumen nicht aus den Augen verlieren:
HubSpot ist ein sehr mächtiges Tool mit vielen Möglichkeiten und Funktionalitäten. Fokus auf die wesentlichen Dinge ist deshalb sehr wichtig, um nachhaltig erfolgreich zu arbeiten. Nicht alles, was an Tools zur Verfügung steht, ist für die eigenen Use Cases sinnvoll.
Ein gutes HubSpot-CRM-Setup ist also ein strategischer Schritt. Es schafft Ordnung, Effizienz und Skalierbarkeit. Vor allem legt es den Grundstein dafür, dass HubSpot im Alltag wirklich das tut, was es soll: Teams entlasten und Wachstum unterstützen.
So läuft eine gelungene HubSpot-CRM-Implementierung ab
Ein funktionierendes HubSpot CRM entsteht nicht per Schnellstart mit ein paar Klicks. Wenn Sie auf ein stabiles, alltagstaugliches und nachhaltiges Setup setzen wollen, brauchen Sie einen klaren Prozess:
1. Discovery & Analyse
Bevor irgendetwas eingerichtet wird, sollte man zunächst einmal klären, wie der Status Quo ist, was man erreichen will und was man von HubSpot benötigt. Wie funktioniert der Vertriebsprozess aktuell? Welche Daten sind da und welche werden gebraucht? Wie kommen neue Leads ins System? Welche Tools nutzen wir aktuell und was wollen/können wir ersetzen? Welche Teams arbeiten wie zusammen? Diese Phase schafft die Grundlage für ein Setup, das sich an der Realität im Unternehmen orientiert
2. Planung & Konzeption
Auf Basis der Analyse wird ein individuelles CRM-Modell entwickelt. Es wird u.a. festgelegt, wie Kontakte, Unternehmen und Deals abgebildet werden sollen, welche Eigenschaften nötig sind und wie Deal-Pipelines und Lead-Management aussehen. In dieser Phase sollten auch schon Themen wie Benutzerrechte, Workflows und Reporting-Logik mitgedacht werden.
3. Technische Umsetzung & Datenmigration
Jetzt geht’s in die Umsetzung: Die Konfiguration des Systems, die Datenmigration, das Anlegen von Objekten und Eigenschaften, der Aufbau von Pipelines, Automatisierungen und Dashboards. Alte Daten sollten bereinigt und sauber importiert werden. Das ist ein wichtiger Schritt, damit keine Altlasten mitgeschleppt werden und das System von Anfang an zuverlässig funktioniert. Strukturen werden aufgebaut und Prozesse gelauncht.
4. Schulung & Onboarding des Teams
Ein noch so gutes Setup bringt wenig, wenn niemand damit arbeiten kann. Deshalb ist eine gezielte Einführung für alle relevanten Rollen entscheidend. Im Fokus sollten dabei die Basisfunktionen für den vertrieblichen Arbeitsalltag, relevante Tools wie Outlook oder Teams, sowie strukturierte Ansichten, Aufgaben und Vorlagen stehen – damit alle mit maximalem Impact ihre täglichen To-Dos im Sales erledigen können
5. Betreuung & Weiterentwicklung
Mit dem Go-Live ist das Projekt nicht beendet. Jetzt zeigt sich, wie das Setup im Alltag funktioniert. Fragen, Anpassungen und Erweiterungen gehören dazu. Auch neue Funktionen (z. B. Breeze Intelligence oder Sales-Tools) können integriert werden. Der Prozess sollte kontinuierlich begleitet werden.
Warum sich ein gutes HubSpot-Setup immer auszahlt
Ein professionelles CRM-Setup ist essenziell für nachhaltigen Erfolg.
Wenn Sie von Anfang an Klarheit in den Daten, den Prozessen und der Zusammenarbeit schaffen, sparen Sie sich später viele unnötige Korrekturen.
Häufig kommen neue Kunden zu uns, die ohne ein solides Fundament gestartet sind – mit all den bereits genannten negativen Konsequenzen. Das später zu bereinigen, kostet definitiv viel Zeit, meistens eine Menge Nerven und oft auch einiges an Geld.
Natürlich kostet es zu Beginn auch Zeit, sich mit den Objekten, Eigenschaften, Prozessen und Zuständigkeiten auseinanderzusetzen. Diese ist aber ein Invest in eine nachhaltige Zukunft. Denn genau hier liegt der Unterschied zwischen einem CRM, das einfach irgendwie „mitläuft“, und einem CRM, das echten Mehrwert liefert.
Schlechte Datenqualität, Dubletten oder unklare Workflows bremsen nicht nur einzelne Teams, sondern das gesamte Unternehmen – und das kostet viel mehr Ressourcen, als zu Beginn in ein Setup zu investieren.
Das bedeutet nicht, dass Sie bei Ihrem HubSpot CRM Setup alles sofort perfekt machen müssen, sondern eher eine Grundlage zu schaffen, die mitwachsen kann.
Das CRM muss es aushalten können, wenn sich Prozesse verändern oder neue Anforderungen kommen dazu kommen. Deshalb lohnt es sich, flexibel zu denken, regelmäßige Qualitätssicherung einzuplanen und das System gemeinsam mit den wichtigsten Stakeholdern weiterzuentwickeln.
Besonders wichtig: Das Team mitnehmen. Ein gutes Setup funktioniert immerhin nur, wenn es verstanden und im Alltag genutzt wird. Schulung, klare Zuständigkeiten und transparente Prozesse sind hier zentral für den Erfolg.
Wer sich von Anfang an die Zeit nimmt, HubSpot sauber und strukturiert aufzusetzen, erspart sich einen ganzen Haufen Chaos, Doppelarbeit und ineffiziente Prozesse. Ein gut gepflegtes HubSpot-CRM sollte ein verlässliches Tool für Vertrieb und Marketing sein.
Dazu muss man klar sagen, dass es viel Know-how und Praxiserfahrung im Umgang mit HubSpot erfordert, um das CRM-Setup richtig aufzusetzen oder – falls man das versäumt hat – es später “glattzuziehen” und in die richtigen Bahnen zu lenken.
Egal, an welchem Punkt Sie in Bezug auf Ihr HubSpot CRM stehen – wir unterstützen Sie gerne dabei, sich ein optimales System für maximalen Unternehmenserfolg aufzubauen!
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