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Unsere Erfahrungen mit HubSpot: vom Frust zum Enthusiasmus

von Andreas Jährling

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"F###!" Da war es wieder, das böse F-Wort mit F am Anfang und ck am Ende. Die drei aus unserem HubSpot-Core-Team waren völlig entnervt. Gefühlt ging nichts, die Köpfe rauchten und alles schien komplett unrund. Maximal eckig wäre der bessere Ausdruck gewesen. Ja, es gab Zeiten, in denen unsere Erfahrungen mit HubSpot so durchwachsen waren, dass wir in Frage gestellt hatten, ob es die richtige Entscheidung war, HubSpot bei uns einzuführen.
 
Das ist jetzt gute drei Jahre her. Und heute sieht es komplett anders aus. Der Frust vom Beginn hat sich in einen überzeugten Enthusiasmus verwandelt. 
 
Über diesen steinigen Weg geht es in diesem Beitrag.

Was ist HubSpot überhaupt?

HubSpot ist eine All-in-one-Software für Marketing, Vertrieb und Kundenservice des gleichnamigen Unternehmens HubSpot Inc. aus den USA.
 
HubSpot ist nicht erst seit der Corona-Pandemie ein gefragtes Tool, wenn es um die Gewinnung von neuen Leads, Kontakten und Kunden im Internet geht. Jedes der mittlerweile fünf Hubs, wie die Software-Module von HubSpot genannt werden, bringt Tools mit, die bereits für sich alleine – aber besonders in Kombination – Systematik, Transparenz und Effektivität in die digitale Kundengewinnung bringen. HubSpot hat sich dadurch zur führenden digitalen Lösung im Bereich Inbound-Marketing und Sales entwickelt.
Im Gegensatz zu vielen anderen Tools, die sich in diesem Bereich tummeln, bekommt man mit HubSpot eine wirklich praxisnahe und umfangreiche All-in-one-Cloud-Software, mit der man sich ein komplettes Marketing- und Sales-Ökosystem aufbauen kann.
HubSpot unterstützt einen bei fast allen Problemstellungen rund um das Thema Online Marketing und Sales, sodass man, je nach Anwendungsfall, alles direkt in HubSpot umsetzen kann. In der Praxis bringt dies eine enorme Produktivitätssteigerung, da die einzelnen Hubs miteinander verzahnt sind und sich vieles automatisieren lässt. Also echte Digitalisierung im Marketing- und Sales-Bereich.
 
Nun aber zu unserem anfänglichen Leidensweg, den vielen Erfahrungen bis heute und unserer mittlerweile entstandenen Begeisterung für HubSpot.

Unsere Prä-HubSpot-Zeit und warum wir eine neue Lösung brauchten

Wie manch andere Agentur oder Marketingabteilung haben auch wir im Laufe der Zeit unterschiedlichste Online-Marketing-Tools ausprobiert und damit Erfahrungen gesammelt. Ziel war immer, unser Online Marketing und unsere Arbeitsabläufe einfach und effizient zu gestalten. Einfach ausgedrückt: Möglichst automatisch viele Leads gewinnen und diese anschließend über Marketing-Automatisierung und E-Mail-Funnel zu Kunden machen.
 
Ganz so einfach ist das leider nicht, besonders wenn man verschiedene Insellösungen – also einzelne Tools wie Lead-Formulare, E-Mail-Marketing, Terminbuchung etc. – in einen Prozess bringen will. Wir kannten HubSpot, das all dies in einer Software vereint, zu der Zeit zwar schon, doch schien uns das damals so teuer, dass wir lieber bei der (vermeintlich) günstigeren Kombination von Einzeltools geblieben sind. Heute wissen wir, dass dies eine Milchmädchenrechnung war.

Das Problem mit den Marketing-Silos

 
Wir hatten zu der Zeit vier bis fünf spezialisierte Marketing-Tools im Einsatz, die auf dem Papier eigentlich wunderbar harmonieren sollten. Da jedes Tool „Fachmann auf seinem Gebiet“ war, hätte in der Summe eigentlich ein hervorragendes Marketing-Werkzeug entstehen müssen – so die Theorie.
 
In der Praxis sah es (wie so häufig) leider komplett anders aus. Die Verbindung der Tools gelang weder stabil, noch gut steuerbar. Bei fast jeder neuen Idee vom Marketing-Team musste das Technik-Team mit involviert werden – was zu nicht unerheblichen Verzögerungen, Aufwänden und Frust führte. Gab es bei einem Tool ein Update, funktionierte der Workflow danach oft nicht mehr, was nicht immer sofort bemerkt wurde.
Vor allem fehlte es an Transparenz, Systematik, Intelligenz und Learnings, die zu einer konstanten Verbesserung und einer echten Nachhaltigkeit geführt hätten.
Zudem hatten wir das Problem, dass jedes der eingesetzten Tools eine andere Benutzeroberfläche und teilweise auch eine eigentümliche Bedienphilosophie hatte. Wir hatten deswegen primär am System gearbeitet, anstatt mit dem System und waren deshalb oft frustriert.
 
Auf dieses – wie wir es gerne nennen – uneffektive "Gefrickel" hatten wir irgendwann keine Lust mehr, da wir so einfach nicht weiterkamen. Ein Paradigmenwechsel musste her.

Die Entscheidung für HubSpot

Es war damals an der Zeit, einer neuen Investition ins Auge zu blicken, die wir die ganze Zeit versucht hatten zu vermeiden. Uns war klar, dass wir mit ca. 1.000 € im Monat rechnen mussten. Eine Menge Geld, wenn man an der Stelle vorher maximal einen Bruchteil dieser Kosten hatte. Aber mit einer blutigen Nase verändert sich natürlich die Sichtweise und Kosten relativieren sich. 
 
Da der vorherige Weg definitiv keine Lösung für uns war, gab es keine andere Option als ein All-in-one-Tool wie HubSpot. Außerdem war dies eine zusätzliche, neue Möglichkeit, um auf dieser Basis auch mit unseren Kunden zu arbeiten und entsprechende Services anzubieten. HubSpot war aufgrund seiner unübertroffenen Durchgängigkeit und der zugrunde liegenden Inbound-Methodik schon lange unser klarer Favorit. Nach mehreren überzeugenden Gesprächsterminen mit HubSpot fiel uns dann am Ende die Entscheidung für HubSpot leicht.
 
Und so starteten wir mit dem Marketing Hub Professional, dem CMS Hub Professional und dem Sales Hub Starter, das wir später auf Professional upgegradet haben. Unser Plan war es, gleich voll anzugreifen. "In ein paar Wochen haben wir das alles fertig und generieren die ersten Kunden." (An dieser Stelle müsste eigentlich dieses tränenlachende Emoji platziert werden).
 
Dazu hatten wir ein Core-Team aus drei Mitarbeitern gebildet, die in den vornehmlich beteiligten Bereichen Content, Marketing und Technik arbeiten, das sich in das System einarbeiten sollte. Danach sollten alle weiteren Mitarbeiter eingewiesen werden.
 
Am Anfang stand das Onboarding durch HubSpot und das technische Setup durch uns. Beides sollte mehr oder weniger parallel durchgeführt werden. 

Unser holpriger Start mit HubSpot

Wenn man mit einem supermodernen Tool wie HubSpot startet, erliegt man schnell der Illusion, dass alles im Prinzip von alleine, einfach und automatisch geht. Das ging uns damals so – und das bemerken wir auch heute immer wieder mal bei unseren Kunden. Die Wahrheit sieht natürlich etwas anders aus und deswegen holte uns die Realität schnell ein …
 
Der Einstieg in HubSpot besteht grundsätzlich aus mehreren Stufen bzw. Themen:

  1. Onboarding der beteiligten Mitarbeiter, um die Tools nutzen zu können
  2. Account-Einrichtung und technisches Setup (z. B. Templates, DSGVO, Double-Opt-In, Domain-Setup, Systemseiten, Datenimport bzw. Synchronisierung)
  3. Aufbau der Contents und Assets wie Blog, Landingpages, Social Media, E-Mail etc. zur Erzielung von Resultaten
  4. Fortlaufender Prozess mit Monitoring, Erweiterung und Verbesserung
Was wir damals stark unterschätzt haben, ist der zweite Punkt und insbesondere der Übergang zum dritten Punkt. Heute wissen wir, dass es vielen HubSpot-Kunden auch so geht, wenn sie ohne Unterstützung durch gute externe HubSpot-Partner starten.
Wir haben sehr viel Zeit benötigt, um mit HubSpot wirklich PS auf die Straße zu bekommen und Ergebnisse zu erzielen.
Aber der Reihe nach. Nach dem Vertragsabschluss mit HubSpot stand das Onboarding auf dem Programm.

Wie das Onboarding durch HubSpot lief

 
HubSpot bietet für seine Professional-Tools einen verpflichtenden Onboarding-Service an. Wer HubSpot kauft, muss also dieses Onboarding (für eine nicht unerhebliche Onboarding-Fee) mitkaufen. Das macht Sinn, denn HubSpot hat großes Interesse daran, dass seine Kunden schnell, effektiv und erfolgreich mit den Tools arbeiten können. Das Onboarding ist ein begleitendes Coaching von etwa acht Zoom-Meetings über einen Zeitraum von drei Monaten (beim Marketing Hub Professional). Die Onboarding-Meetings werden anhand von Projekt-Checklisten im Regelfall durch eigene HubSpot-Mitarbeiter durchgeführt oder – seit Ende 2020 – auch vereinzelt durch HubSpot-Partner wie uns.
 
Häufiges Problem bei der Einführung von HubSpot: Die Themen im Onboarding werden auf einer eher theoretischen Ebene behandelt. Ist ja auch klar – die HubSpot-Coaches sind zwar top geschult in Bezug auf die Software, arbeiten aber letzten Endes nicht in der Praxis mit und führen keine Arbeiten im Kunden-Account durch. Die eigentlich haarigen Dinge, also das ganze Setup und die Einrichtung des Accounts sowie die Transformation in die Praxis, liegen beim Kunden – in dem Fall damals also bei uns. Das ist ein wichtiger, wenn nicht entscheidender Punkt, den man wissen und verstehen sollte!
 
Wir wussten oder verstanden das damals nicht so wirklich, so dass die Onboarding-Meetings mehr oder weniger "über uns hinweggerollt" sind, ohne dass wir dabei nennenswert in der Praxis vorangekommen wären. Eine Orientierung an echter Best Practice aus dem "richtigen Leben" gab es leider nicht. Ohne die ist es schwierig. Man muss ganz klar sagen, dass wir – trotz Vorerfahrung mit anderen Tools – teilweise überfordert waren.
Wenn man keine Erfahrung mit HubSpot hat, kann man sich im Onboarding sehr, sehr schnell alleine fühlen.
So haben wir eine Menge Zeit benötigt, um Dinge und Funktionen zu verstehen, uns einzufinden, zu orientieren und die Zahnräder zu der funktionierenden Marketing-Maschine zusammenzubauen, die wir haben wollten. Extrem viele Punkte, mit denen wir konfrontiert waren, konnten wir durch die fehlenden Vorkenntnisse und ohne Praxiserfahrung kaum einschätzen. Trial and Error war das Motto. Gefühlt führte fast jede Handlung zu Beginn zu einer Frage, was reichlich Unklarheiten, Unsicherheiten, Hürden und Stolperfallen nach sich zog. 
 
Es gibt extrem viele Einstellmöglichkeiten, Zusammenhänge und Abhängigkeiten, die man zu Beginn unmöglich wissen kann. Das kann enorm irritieren. Das ist das Paradoxe an HubSpot: "It's simple, but it's not easy."
 
Das lähmte uns teilweise so sehr, dass es fast zu einer Umsetzungsfalle wurde. Wir haben uns aber durch diese zähe Zeit durchgebissen und sind drangeblieben. Davon profitieren wir heute!

Unsere Erfahrungen mit HubSpot "auf Reiseflughöhe"

Ja, es hat gedauert, bis wir unsere HubSpot-Tools inkl. dazugehörigen Inbound-Strategien so auf- und umgesetzt hatten, dass wir echte Ergebnisse daraus erzielen konnten. Aber es hat funktioniert!
 
Unsere zu Beginn nur spärlich vorhandenen Leadgenerierungsmöglichkeiten haben wir im Laufe der Zeit massiv ausgebaut, so dass wir heute täglich neue und qualifzierte Leads gewinnen. Diesen können wir mit gutem Content weiterhelfen, sie oft durch Inbound Marketing auf ihrer Buyer's Journey begleiten und in erfreulich vielen Fällen im Lauf der Zeit als Kunden gewinnen.
 
Die für uns wichtigsten Aspekte bei der Arbeit mit HubSpot:
 
  • Redakteurfreundliche Website auf Basis des HubSpot CMS mit Smart Content und A/B-Tests
  • Strategische, SEO-orientierte Content-Planung und -Produktion
  • Systematische Leadgenerierung mit CTAs, Formularen, Landingpages sowie Workflow für Leadpflege und -Management
  • Systematische Social-Media-Planung und automatisiertes Publishing
  • Workflows für zahlreiche Automatisierungsaufgaben wie z. B. eventbasiertes E-Mail-Marketing oder zur Steuerung interner Prozesse
  • Detaillierte, aber übersichtliche und einfache Analytics
  • Systematische, hoch zuverlässige und teilweise automatisierte Steuerung des Sales-Prozesses
  • Automatisierte Termin-Buchungen inkl. Erstellung von Zoom-Meetings
  • Nahtlose Verbindung mit Third-Party-Apps wie Zoom, LinkedIn Sales Navigator oder PandaDoc

Unsere Erfahrung mit dem Unternehmen HubSpot

 
Sehr angenehm zu sehen ist, dass HubSpot großartige Mitarbeiter hat und einen wirklich ausgezeichneten Support bietet. Man sieht und fühlt fast täglich, wie das HubSpot-Ökosystem weiter ausgebaut und verbessert wird. Die deutsche Niederlassung in Berlin wächst ebenfalls rasant. Natürlich ist ein solch mächtiges System nicht perfekt. Es gibt immer Baustellen, Probleme und Fehler. Aber an all dem wird konstant gearbeitet und es kommen laufend tolle Verbesserungen hinzu. Zudem gibt es eine rege Community und für die User auch die Möglichkeit, eigene Vorschläge einzubringen, die offen diskutiert und von anderen mit einem Upvote versehen werden können.
 
Das alles schafft eine Menge Vertrauen und gibt das gute Gefühl, die richtige Entscheidung für ein nachhaltiges Investment getroffen zu haben.
 
Was würden wir anders machen?
 
Auch wenn HubSpot nicht billig und eine ganz neue Kostenstelle war, hat sich Einführung von HubSpot als eine glänzende Investition herausgestellt. Man muss jedoch ein wenig Geduld mitbringen, bis die "gut geölte Maschine" aufgebaut ist, die konstant hervorragende Ergebnisse einfährt.
Das Beste dabei: Unser HubSpot-Ökosystem entwickelt sich immer weiter, wird intelligenter, effektiver und besser. Was wir dort aufbauen, wirkt nachhaltig.
Es hätte definitiv um einiges schneller und effizienter gehen können, wenn uns jemand mit echter Praxiserfahrung begleitet hätte. Diese fehlt in der Regel, sofern HubSpot-Mitarbeiter das Onboarding begleiten. So gut sie HubSpot kennen – ein echter 1:1-Bezug zu den Problemen im täglichen Marketing ist fast zwangsläufig nicht ausgeprägt vorhanden bzw. war zumindest bei unserem Onboarding nicht gegeben. Wenn es drauf ankam, standen wir deswegen alleine da.
 
Da wir allerdings selbst HubSpot-Partner werden wollten, war es nur logisch, dass wir diesen steinigen Weg alleine beschritten haben, um uns all das HubSpot-Know-how aufzubauen, über das wir heute verfügen.
 
Die Komplexität der Einführung haben wir ganz klar unterschätzt. Gerade zu Beginn haben sich enorm viele Fragestellungen und Hürden ergeben, die wir so nicht erwartet hätten. Die Transferzeit vom theoretischen Start hin zum praktischen Betrieb dauerte deshalb (zu) lange. Wir haben hier sicher einige Monate verloren, in denen wir HubSpot kaum genutzt, aber fleißig bezahlt haben. Vielleicht lag es an uns, aber die Onboarding-Gebühr hätten wir an anderer Stelle besser investieren können.

Fazit unserer Erfahrungen mit HubSpot

 
Angehenden HubSpot-Neukunden würden wir aufgrund dieser Erfahrungen unbedingt empfehlen, sich bei der Einführung von einer erfahrenen HubSpot-Agentur, begleiten zu lassen, die nicht nur den Prozess betreut, sondern auch den Großteil der Setup-Arbeiten erledigt. Dafür muss man für diese Arbeit des Partners etwas zusätzliches Geld ausgeben, das allerdings gut investiert ist. Der Partner kann mit seiner Praxiserfahrung sehr zielgerichtet alle Arbeiten im ganzen Setup- und Onboarding-Prozess steuern, um schnell in die Umsetzung zu kommen und Resultate zu erzielen. Außerdem entfällt dann die Onboarding-Gebühr auf Seiten von HubSpot.
 
Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, HubSpot bei sich einzuführen, dann nutzen Sie gerne eine kostenlose und unverbindliche Beratung zu dem Thema von uns! Hier erfahren Sie mehr und können einen Termin buchen:
 
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