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Die 3 größten Probleme bei der Einführung von HubSpot und wie Sie diese vermeiden

von Matthias Hechler

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In Zeiten von Pandemie, Homeoffice und beschleunigter Digitalisierung haben immer mehr Unternehmen HubSpot auf dem Zettel, um effektiver Marketing und Vertrieb zu betreiben. Das ist ein erstklassiger Gedanke, denn HubSpot ist ein absolut herausragendes Tool, um mehr Leads und Kunden zu gewinnen.

Bei der Einführung von HubSpot werden Unternehmen jedoch immer wieder an kritischen Stolpersteinen ausgebremst, die das Tool mit sich bringt. In diesem Blogbeitrag schauen wir uns die größten, typischen Probleme und Gefahren an, die dem erfolgreichen Start massiv im Weg stehen und wie Unternehmen diese sicher umgehen.

Insbesondere in den Onboardings für HubSpot-Neukunden, die wir als einer von ganz wenigen Partnern im DACH-Raum für HubSpot durchführen dürfen, erleben wir immer wieder drei typische Problemszenarien. Wenn diese – wie das häufig der Fall ist – erst im laufenden Einführungsprozess ins Bewusstsein dringen, stellen sie große Gefahren für die erfolgreiche Arbeit mit HubSpot dar! Im schlimmsten Fall werden sie zu regelrechten Killern für das ganze Vorhaben!

Wenn Sie mit dem Gedanken spielen HubSpot einzuführen, sollten Sie deshalb die folgenden, häufig auftretenden Probleme unbedingt auf dem Radar haben:

Problem Nr. 1

Setup und Komplexität von HubSpot wird unterschätzt

Aus unserer Erfahrung gerät ein Großteil der HubSpot-Kunden in die Situation, mit dem Einführungsprozess mehr oder weniger überfordert zu sein – im Prinzip unverschuldet. Man kann es in der Regel einfach nicht besser wissen. Das ändert allerdings nichts daran, dass daraus große Probleme erwachsen können. Die im Sales-Prozess versprochenen Hilfen wie das Onboarding, der Support und die HubSpot-Academy wiegen oft in trügerischer Sicherheit. Diese Dinge helfen natürlich, sind aber für einen reibungslosen und erfolgreichen Launch nicht ausreichend. Denn was HubSpot genau ist und wie es im Endeffekt wirklich in der Praxis funktioniert, wissen Neukunden einfach nicht.

Die Herausforderungen, Hürden und Probleme sieht man dann erst, wenn man im System ist und sich daran aufreibt. Dann geraten viele Kunden in Frustration und in Ermangelung von Know-how und Erfahrung in einen gefährlichen Stuck State. Die Folge sind ausbleibende Nutzung, Ineffektivität, Ineffizienz und/oder ein fehlerhafter Einsatz.

Das können Sie tun, um das Problem zu vermeiden:

Wenn man von vornherein einen guten, technisch versierten HubSpot-Partner mit Erfahrung in diesen Prozess einbindet, kann man all dies vermeiden und die PS schnell auf die Straße bringen. Alternativ brauchen Sie intern Leute in Ihrem Team, die bereits ausreichend Erfahrung mit HubSpot haben und technisch sehr affin sind. Haben Sie beides nicht, sind Probleme und Verzögerungen bei der HubSpot-Einführung vorprogrammiert.

Problem Nr. 2

Kein „Gated Content“ für Conversions vorhanden

Ein wichtiges Ziel für HubSpot-Kunden ist häufig die Leadgenerierung. Eine essenzielle Funktionalität in HubSpot ist dementsprechend das Erfassen von Kontakten über Formulare, was in der Regel gleichbedeutend mit Leadgenerierung ist.

Formulare nehmen also eine Schlüsselstellung in diesem Prozess ein. Nur dann – wenn ein Formular ausgefüllt wurde – erhält man Interaktionsdaten, wie z. B. Seitenbesuche von Kontakten.

Damit jemand allerdings ein Formular ausfüllt, man also Leads generiert, werden in der Regel gute Content-Angebote – häufig auch Lead Magnets oder "Gated Content" genannt – benötigt. Sprich: Man braucht attraktive Angebote, damit Website-Besucher bereit sind, dafür ihre Kontaktdaten preiszugeben. Hat man diese Content-Angebote nicht, wird man wenig Ergebnisse erzielen und es schwer haben, mit HubSpot voranzukommen.

Um die Ergebnisse zu erzielen, für die Sie HubSpot wahrscheinlich anschaffen wollen, braucht dieses Thema eine hohe Priorität und muss so früh wie möglich fokussiert bearbeitet werden!

Das können Sie tun, um das Problem zu vermeiden:

Wenn Sie solche Content-Angebote noch nicht "in der Tasche" haben, sollten Sie diese rasch entwickeln! Lassen Sie sich von einer Inbound-Marketing-Agentur unterstützen, die Ihnen mit Best Practices und strategischem Know-how helfen kann, solche Lead Magnets, wie z. B. Whitepapers, E-Books, Video-Kurse, Webinare, Testzugang o.ä. zu konzipieren und umzusetzen. Alternativ können Sie diese Angebote mit entsprechendem strategischen und operativen Know-how selbst entwickeln. Klar ist: Wenn Sie nichts dergleichen haben, werden Sie große Probleme bei der Leadgenerierung haben!

Problem Nr. 3

Es gibt keine wirkliche Integration des HubSpot CRM an das Sales CRM

Arbeiten Marketing und Sales nicht Hand in Hand – das gilt insbesondere für die Daten von Leads – dann geht viel des möglichen Potenzials verloren. Damit sollte man sehr achtsam und bewusst umgehen!

Häufige Konstellation bei der HubSpot-Einführung:

  • Es gibt bereits ein CRM-System, mit dem der Vertrieb arbeitet und das dort auch weiter eingesetzt werden soll (z. B. Salesforce, Pipedrive, Sugar). Hier entstehen neue Kontakte vorwiegend outbound,
    z. B. durch Recherche und Direktansprache.
  • Mit der Einführung von HubSpot werden zusätzlich neue Inbound Leads generiert. Diese entstehen über Formulareinsendung und befinden sich zunächst nur im HubSpot CRM.
  • Diese neuen Leads werden oft erst einmal mit weiteren Marketing-Maßnahmen, wie z. B. E-Mails bespielt, um sie für den Vertrieb zu qualifizieren und an diesen weiterzugeben, sobald Leads reif sind.

So weit, so gut. Nur wie gelangen diese Leads jetzt mit welchen Daten aus HubSpot in den Vertrieb bzw. in das Sales CRM – auch rein technisch gesehen? Und wie findet hier ein Datenaustausch statt, sodass auch das Marketing in HubSpot später aus dem Vertrieb gespiegelt bekommt, ob sich z. B. ein Lead zu einer Opportunity oder einem Kunden weiterentwickelt hat?

Nur so kann man ja den Erfolg messen und auch, ob ein Lead z. B. in Kampagne XY zu einem Kunden geworden ist. Und nur so kann auch das Marketing in HubSpot optimal mit Kontakten weiterarbeiten, um
beispielsweise bei Leads, die sich zu einem Kunden des Produktes A/der Dienstleistung A weiterentwickelt haben, darauf basierend auch andere, sinnvolle Aktivitäten durchzuführen – beispielsweise Cross- oder Up-Sells.

Selbst wenn man das CRM von HubSpot nicht für Vertriebsprozesse nutzen will, liefert es extrem wertvolle Marketing-Interaktions- und Aktivitätsdaten, die über Formular-Conversions gesammelt werden. Das sind nicht nur personen- und unternehmensbezogene Daten, sondern – wie zuvor geschrieben – hilfreiche ergänzende Daten über das Verhalten und die Chronologie der Leads.

Was ist jetzt das Problem? Um wirklich effektiv zu arbeiten, muss auf jeden Fall eine bidirektionale Synchronisierung zwischen HubSpot CRM und Sales CRM erfolgen!

Allerdings: Selbst wenn dies der Fall ist, fehlen den Vertriebsmitarbeitern im Sales CRM die nützlichen Informationen aus HubSpot wie aktuelle Seitenbesuche oder E-Mail-Öffnungen. Deshalb sollten diese Mitarbeiter auf jeden Fall Einblick ins HubSpot CRM haben und die dortigen Daten nutzen.

Wenn keine bidirektionale Synchronisierung vorhanden ist, treten vor allem zwei Probleme auf:

  • In HubSpot generierte Leads gelangen nur über Export/Import, manuelle Arbeit oder gar nicht ins Sales CRM.
  • Die Aktivitäten und die Weiterentwicklung im Sales CRM gelangt nicht zurück nach HubSpot, so dass Transparenz fehlt und Kontakte ggf. mit völlig irrelevantem Content bespielt werden (z. B. Kunde, der mittlerweile bereits Dienstleistung A gebucht hat, erhält weiter E-Mails mit Angeboten zu Dienstleistung A).

Wir haben schon unzählige Workshops nur damit zugebracht, auf einer technischen und operativen Ebene zu klären, wie, wann und ob Leads von HubSpot in ein anderes CRM-System und wieder zurück transferiert werden können. Wobei nicht immer sichergestellt ist, dass es dabei tatsächlich eine gute Lösung gibt. Denn nicht jedes CRM-System lässt sich standardmäßig an HubSpot anbinden oder verfügt zumindest über eine API-Schnittstelle für eine individuelle Integration.

Dabei könnte es so einfach sein, denn HubSpot ist geradezu prädestiniert dafür, dass Marketing und Vertrieb super verzahnt und effektiv "unter einem Dach" zusammenarbeiten.

Das können Sie tun, um das Problem zu vermeiden:

Ideal ist es, wenn Sie neben dem Marketing Hub auch das HubSpot CRM und die HubSpot Sales Tools in HubSpot für Ihre Vertriebsprozesse nutzen, sodass Sie alle Aktivitäten in einer Plattform abbilden. Wenn das nicht gewünscht oder möglich ist, sollte zumindest eine sehr gute technische Synchronisierung mit dem (Sales-)CRM realisiert werden. Zudem ist es wichtig, dass sich die Vertriebsmitarbeiter die wertvollen Aktivitätsdaten zu den Leads auch direkt in HubSpot ansehen. Wenn beides nicht der Fall ist und es weiterhin zwei nicht ineinandergreifende Lager mit Daten gibt, geht ein sehr großer Teil des Potenzials verloren.

Fazit

HubSpot ist eine sehr mächtige All-in-one-Plattform für das Marketing und den Vertrieb der Zukunft! Allerdings sollte man solche wichtigen potenziellen Probleme, wie die drei hier genannten, unbedingt im Auge haben. Gehen Sie deshalb bitte achtsam bei der HubSpot-Einführung mit diesen Risiken um! Denn wenn man sich diesen von vornherein bewusst ist, kann man aktiv an ihnen arbeiten, sie reduzieren oder gar völlig eliminieren.

Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, HubSpot in Ihrem Unternehmen einzuführen, können Sie gerne unsere kostenlose Praxis-Checkliste für die HubSpot-Einführung nutzen. Hier finden Sie wertvolle Informationen und wichtige Fragen, die Ihnen helfen, mit HubSpot von Beginn an auf der Erfolgsspur zu sein!

Praxis-Checkliste HubSpot-Einführung downloaden