Wer HubSpot einführen will, kommt früh an den Punkt, an dem er sich fragt: Brauche ich dafür eine Agentur? Und wenn ja – welche? Häufig führen Unternehmen zunächst Gespräche direkt mit HubSpot und bekommen von dort Partner empfohlen. Das ist ein sinnvoller Einstieg – aber noch keine Entscheidungsgrundlage.
Was wir in unseren Gesprächen mit Interessenten immer wieder erleben: Viele wissen schlicht nicht, worauf sie bei der Agenturwahl wirklich achten sollen. Der eine legt großen Wert darauf, das Team kennenzulernen. Der nächste vergleicht primär Preise. Und ein Dritter vertraut darauf, dass schon alles gut wird, wenn die Agentur nur einen guten ersten Eindruck macht.
Das Problem: Die Kriterien, die in der Praxis wirklich den Unterschied machen, sind von außen kaum sichtbar.
In diesem Artikel zeigen wir, worauf es tatsächlich ankommt – aus der Perspektive einer Agentur, die selbst täglich mit HubSpot arbeitet und regelmäßig Kunden übernimmt, die mit einem anderen Partner begonnen haben.
Zuerst: Was soll der Partner überhaupt leisten?
Bevor man überhaupt Agenturen vergleicht, lohnt sich eine ehrliche Bestandsaufnahme der eigenen Erwartungen. Soll die Agentur HubSpot technisch implementieren – und das war’s? Oder soll sie darüber hinaus Daten migrieren, bestehende Systeme anbinden und bei Prozessdesign unterstützen? Und soll sie langfristig auch operative Marketingleistungen übernehmen?
Nicht jede HubSpot-Agentur deckt all das ab. Wer das nicht vorab klärt, kauft im Zweifel die falsche Dienstleistung – oder muss später einen zweiten Partner hinzuziehen.
Die 8 Kriterien, die wirklich zählen
1. Schwerpunkt und Spezialisierung
HubSpot-Partner sind nicht alle gleich. Manche sind breit aufgestellt und bedienen alle möglichen Branchen und Unternehmensformen. Andere haben klare Schwerpunkte – zum Beispiel B2B-Mittelstand, bestimmte Hubs oder spezifische Branchen. Ein Partner, der genau Ihre Situation kennt, ist wertvoller als einer, der alles irgendwie kann.
Fragen Sie deshalb konkret: Welche Unternehmen betreuen Sie typischerweise? Welche Hubs setzen Sie am häufigsten ein? Haben Sie Referenzen aus vergleichbaren Projekten?
2. Echte Praxiserfahrung mit HubSpot
Hier liegt einer der entscheidendsten – und am schwersten von außen beurteilbaren – Faktoren. Wie lange arbeitet die Agentur selbst mit HubSpot, und wie intensiv? Eine Agentur, die HubSpot seit wenigen Jahren anbietet, ist etwas anderes als eine, die seit fast einem Jahrzehnt täglich operativ in Kunden-Accounts arbeitet und dabei einen enormen Erfahrungsschatz aufgebaut hat.
Know-how und Praxiserfahrung sind das A und O, um erfolgreich mit HubSpot zu arbeiten. Klingt wie eine Phrase – ist bei HubSpot aber ausgesprochen wörtlich gemeint. Die Plattform ist komplex, wird ständig weiterentwickelt, und viele Probleme sieht man erst dann, wenn man sie schon mehrfach gesehen hat.
3. Anzahl der durchgeführten HubSpot-Einführungen
Zertifizierungen und Partnerstatus sind maximal ein Indiz – aber kein Beweis für gute Arbeit. Aussagekräftiger ist die Frage: Wie viele HubSpot-Implementierungen hat die Agentur tatsächlich begleitet? Und in welcher Rolle – als reiner Berater oder auch operativ, also mit eigenem Zugriff auf den Account?
Wer 250+ HubSpot-Projekte begleitet hat, hat einfach andere Muster gesehen, andere Fehler gemacht und andere Lösungen entwickelt als jemand mit 20. Das schlägt sich direkt in der Qualität des Setups nieder.
4. Vorgehen bei der Implementierung
Dieser Punkt wird bei der Agenturauswahl am häufigsten unterschätzt – und ist aus unserer Sicht einer der wichtigsten. Fragt man eine Agentur, wie sie bei der Implementierung vorgeht, kann man an der Antwort viel ablesen.
Ein guter Partner investiert von Beginn an Zeit in Workshops zur CRM-Architektur, Datenstrukturen, Prozessen und Lifecycle-Phasen. Wer das überspringt oder oberflächlich behandelt, baut auf einem wackeligen Fundament. Das ist später schwer zu korrigieren – und teuer.
Fragen Sie konkret: Wie viele Workshops sind geplant? Was wird im technischen Setup von Ihnen übernommen und was müssen wir selbst erledigen? Wie wird das Thema CRM-Struktur angegangen?
5. Leistungsumfang: Was übernimmt die Agentur wirklich?
Nicht jeder Partner übernimmt das komplette technische Setup. Beim Standard-Onboarding von HubSpot – das man beim Kauf direkt bei HubSpot mit erwirbt – wird man angeleitet, vieles selbst umzusetzen. Ein guter Implementierungspartner nimmt Ihnen das operative Setup ab: die CRM-Konfiguration, die Einrichtung von Workflows, die technische Anbindung externer Systeme, die Datenmigration.
Klären Sie vorab präzise, was im Leistungsumfang enthalten ist – und was nicht. Was auf dem Papier nach einer vollständigen Implementierung aussieht, kann in der Praxis sehr unterschiedlich aussehen.
6. Kundenmeinungen und Bewertungen
Bewertungen im HubSpot-Partnerverzeichnis sind ein guter Ausgangspunkt, weil sie von verifizierten HubSpot-Kunden stammen. Aber lesen Sie sie genau: Was loben Kunden konkret? Erwähnen Sie das technische Setup, den langfristigen Support, die Qualität der Prozesse? Oder bleibt es bei allgemeinem Lob?
Noch besser: Fragen Sie die Agentur nach Referenzgesprächen mit bestehenden Kunden. Eine Agentur, die gute Arbeit leistet, wird das nicht scheuen.
7. Lebt die Agentur selbst, was sie verkauft?
Dieser Punkt mag trivial klingen. Ist er aber nicht. Eine Agentur, die HubSpot für ihr eigenes Marketing, ihren eigenen Vertrieb und ihren Kundenservice einsetzt, versteht die Plattform aus einer fundamental anderen Perspektive als eine, die HubSpot nur für Kunden aufbaut.
Nur wer selbst täglich damit arbeitet, kennt die kleinen und großen Tücken, die sich im echten Betrieb zeigen – und kann deshalb auch besser beraten, was in der Praxis wirklich funktioniert und was auf dem Papier gut aussieht, aber im Alltag niemanden überzeugt.
8. Wer berät Sie wirklich?
Dieser Punkt wird bei der Agenturauswahl kaum je gestellt – und ist aus unserer Sicht einer der wichtigsten. Wer sitzt bei Ihnen konkret am Tisch? Hat diese Person operative Erfahrung in HubSpot – oder ist sie primär Vertrieb oder Projektmanagement?
Wir erleben es regelmäßig, dass Kunden zu uns wechseln, die bei einem anderen Partner von jemandem beraten wurden, der HubSpot zwar kennt, aber keine gewachsene operative Erfahrung mitbringt – weder in der Plattform selbst noch in den Marketing- und Vertriebsprozessen, um die es geht. Das Ergebnis ist dann meist, dass gute Absätze im Konzept stehen, die Umsetzung aber hinter den Möglichkeiten zurückbleibt.
Bei uns gilt: Wer das Consulting übernimmt, bringt operative Erfahrung aus echten HubSpot-Projekten mit – nicht nur aus Schulungen oder Zertifizierungen, sondern aus dem laufenden Betrieb in Marketing und Vertrieb. Fragen Sie jede Agentur konkret danach, wer bei Ihnen berät und welche Praxiserfahrung diese Person hat. Natürlich wird jede Agentur sagen, dass selbstverständlich alle Know-how haben. Deshalb lohnt es sich, genauer nachzuhaken.
Ein Wort zur Paketgröße
HubSpot-Partner erhalten Provisionen auf die Lizenzen, die sie ihren Kunden vermitteln. Das ist transparent und legitim. Es führt allerdings gelegentlich dazu, dass Kunden größere Pakete kaufen, als sie zu diesem Zeitpunkt tatsächlich brauchen.
Ein guter Partner empfiehlt, was zum aktuellen Stand passt – nicht was auf dem Papier möglich wäre. Wer langfristig zusammenarbeiten will, denkt nicht in Provisionen, sondern in Vertrauen.
Unser Ansatz: Wir empfehlen den Einstieg mit dem, was sinnvoll ist – und bauen gemeinsam mit dem Kunden aus, wenn der nächste Schritt wirklich Sinn ergibt. Das bedeutet manchmal, dass wir für den Start ein kleineres Paket empfehlen als andere Agenturen das eventuell machen. Für uns ist die Qualität der Dienstleistung entscheidend, nicht die Größe des HubSpot-Pakets.
Die richtige Wahl trägt über Jahre.
Eine HubSpot-Agentur ist kein Dienstleister für ein einmaliges Projekt. Wer HubSpot ernsthaft für Marketing und Vertrieb einsetzt, arbeitet über Jahre mit dem gleichen Partner zusammen. Deshalb lohnt es sich, bei der Auswahl genau hinzuschauen – auch wenn die Entscheidung dadurch etwas mehr Zeit kostet. Die acht Kriterien in diesem Artikel helfen dabei, die richtigen Fragen zu stellen. Denn am Ende zählt nicht, wer den besten ersten Eindruck macht, sondern wer auch nach einem Jahr noch liefert.
Über diesen Beitrag
IXTENSA ist HubSpot Diamond Partner und gehört zu den Top-HubSpot-Agenturen im DACH-Raum. Als eines von sehr wenigen Partnerunternehmen, die offizielle HubSpot-Onboardings im Auftrag von HubSpot durchführen dürfen, arbeitet das Team täglich operativ in Kunden-Accounts – und kennt die typischen Stölpersteine bei der Agenturauswahl aus hunderten Projekten.