Für den Menschen

Die Protekto GmbH wandte sich mit einem überdimensionierten HubSpot-Paket, das ein anderer HubSpot-Partner verkauft hatte, an IXTENSA. Das System war unübersichtlich und brachte weder im Marketing noch im Vertrieb den gewünschten Nutzen.

Wir starteten erst einmal mit einem HubSpot-Audit, deckten Schwachstellen auf und optimierten die CRM-Architektur, Prozesse und Schnittstellen zwischen Marketing und Vertrieb. IXTENSA übernahm das Full-Service-Marketing inklusive Inbound-Kampagnen, Social Media, Ads, Content-Erstellung und klassischen Materialien wie Flyer. Parallel wurde die Website im HubSpot CMS komplett neu aufgebaut. Zusätzlich realisierten wir umfangreiche Digitalisierungslösungen, wie die Entwicklung einer Middleware für Datensynchronisation über automatisierte Rechnungsprozesse oder die Anbindung der Projektmanagement-Software, die neue HubSpot-Projekte automatisch als Tickets übernimmt.

Marketing, Vertrieb, Website und zentrale Geschäftsprozesse laufen vollständig integriert über HubSpot. Protekto arbeitet nun mit einem digitalen Ökosystem, das es ihnen ermöglicht, immer weiter zu wachsen.

Durch die umfangreiche Kombination aus technischer Entwicklung, Prozessberatung und Full-Service-Marketing ist eine enge Zusammenarbeit zwischen protekto und IXTENSA entstanden.

Bei Protekto entsteht aus jedem gewonnenen Deal in HubSpot automatisch ein Projekt im Projektmanagement-Tool aWork und eine Rechnung im Rechnungssystem Easybill – ohne dass jemand Daten manuell übertragen muss. Möglich macht das eine von IXTENSA entwickelte Middleware, die HubSpot mit externen Systemen verbindet.

Die Herausforderung: Protekto berät Kunden in mehreren Leistungsbereichen – etwa Arbeitsmedizin, Arbeitssicherheit, Datenschutz, Brandschutz und Elektrosicherheit, häufig auch in Kombination. Jeder Bereich braucht ein eigenes Projekt-Setup mit passendem Team, Zeitbudget und Laufzeit. Bisher hätte das bei jedem Vertragsabschluss manuellen Zusatzaufwand bedeutet – mit entsprechendem Fehlerrisiko.

Die Lösung: Sobald ein Deal in HubSpot gewonnen wird, ermittelt die Middleware anhand der Produkte im Deal automatisch den passenden Leistungsbereich und legt in aWork ein Projekt mit korrektem Namen, Zeitraum, Zeitbudget, Team und Tags an. Läuft der Vertrag aus oder wird verlängert, aktualisiert die Middleware den Status beziehungsweise legt rechtzeitig ein Folgeprojekt an. Parallel dazu wird die passende Rechnung automatisch in Easybill erstellt – inklusive Positionen, Rabatten und Abrechnungszeitraum, und je nach Gesellschaft im richtigen Buchungskreis.

Das Ergebnis: Protekto spart sich die doppelte Datenpflege zwischen Vertrieb, Projektmanagement und Buchhaltung. Neue Kunden und Projekte stehen ohne Verzögerung im richtigen System bereit, Rechnungen gehen zuverlässig und korrekt hinaus. HubSpot bleibt dabei die zentrale Datenquelle für alle angebundenen Systeme.

Ein Beispiel dafür, wie individuelle Middleware-Lösungen von IXTENSA Wachstum ohne wachsenden administrativen Aufwand ermöglichen – maßgeschneidert auf die Prozesse des jeweiligen Kunden.