9 typische HubSpot-Probleme: Erkennen Sie sich wieder?

Gerade wenn Unternehmen schon eine Weile mit HubSpot arbeiten, erleben wir es immer wieder: Die Plattform läuft – irgendwie. Aber von dem, was eigentlich möglich wäre, ist man weit entfernt. Leads werden nicht strukturiert bearbeitet, das CRM gleicht einem Daten-Dschungel, und im Vertrieb und Marketing zieht niemand so richtig an einem Strang.

Das ist kein Einzelfall. 8 von 10 HubSpot-Kunden, die zu uns kommen, schöpfen das Potenzial der Plattform nicht annähernd aus. Und meistens liegt das nicht an fehlenden Features oder zu kleinem Budget. Es sind immer wieder dieselben Muster – dieselben Probleme, die sich auf erstaunlich ähnliche Weise wiederholen.

In diesem Artikel beleuchten wir zwei der häufigsten davon ausführlich. Die anderen sieben? Die zeigen wir in unserem kostenlosen Live-Webinar – mit der ganzen Best Practice aus über 250 HubSpot-Projekten.

Überforderung durch die Komplexität von HubSpot

Wer HubSpot noch nicht kennt, sieht in den üblichen HubSpot-Demos zunächst mal das Idealbild: alles ist möglich, alles ist optimal aufgesetzt, Marketing und Vertrieb arbeiten wie aus einem Guss. Das sieht gut aus – und dann beginnt die Einführung …

Denn HubSpot ist eben keine Software, die man einmal installiert und die dann einfach läuft. Die Plattform braucht Energie, Commitment und kontinuierliche Pflege. Sie entwickelt sich ständig weiter: neue Features, neue KI-Funktionen, veränderte Oberflächen. Was gestern noch so war, hat sich heute weiterentwickelt. Das klingt selbstverständlich – ist in der Praxis aber alles andere als das.

HubSpot ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Wer das unterschätzt, verliert schnell den Anschluss – und damit auch die Motivation im Team.

Was wir in der Praxis sehen

• Prozesse laufen schleppend an, die Einführung verzögert sich – und das frustriert alle Beteiligten

• Mitarbeiter sind überfordert, trauen sich aber nicht, das offen zu sagen. Schließlich heißt es oft: "Ist doch nur Software."

• Das Standard-Onboarding von HubSpot reicht nicht aus: für viele Unternehmen ist das schlicht  zu kurz, zu generisch, zu viel bleibt ungeklärt

• Die Teams werden mit der Plattform allein gelassen – und wissen oft schlicht nicht, wo sie anfangen sollen

Was wirklich hilft

• Fokus auf wenige, klar definierte Use Cases – erst wenn diese sauber laufen, kommt mehr. Auf gut Deutsch: Nicht versuchen Wände hochzuziehen, bevor das Fundament sauber sitzt. 

• Radikale Vereinfachung: alles weglassen, was man noch nicht braucht. Aufräumen statt anhäufen

• Einen erfahrenen HubSpot-Partner einbinden, der nicht nur berät, sondern auch operativ unterstützt und das Team mitnimmt

   

Klar ist: Das eigentliche Problem ist selten die Software selbst. Es ist, dass man ohne die nötige Erfahrung bei HubSpot schlicht verloren ist – und das auch noch unverschuldet.

Chaos und Durcheinander im CRM

Dieses Problem begegnet uns bei nahezu jedem Neukunden – in unterschiedlichster Ausprägung, aber fast ausnahmslos. Wenn jeder Mitarbeiter seine eigene CRM-Ansicht baut und nach Gutdünken eigene Eigenschaften erstellt, entsteht ein System, das niemand mehr versteht. Und das rächt sich.

Man kann es sich wie eine Eisenbahnweiche vorstellen, die um 10 Grad falsch gestellt ist. Nach einem Meter macht das kaum einen Unterschied. Nach 100 Kilometern ist der Zug komplett woanders. Genauso verhält es sich mit einer schlechten CRM-Struktur: Zu Beginn schmerzt es kaum. Mit jedem neuen Datensatz wird es aber schlimmer – und früher oder später zum Albtraum.

Was wir in der Praxis sehen

• Jeder konfiguriert (häufig unwissentlich) seine eigene Ansicht – jeder sieht etwas anderes, jeder pflegt etwas anderes. Einheitlichkeit? Fehlanzeige

• Selbst erstellte Eigenschaften, die niemand sonst kennt, versteht oder pflegt
• Niemand kann mehr sagen: Wer ist eigentlich Kunde? Wer ist Lead? Auf welcher Stufe befindet sich dieser Kontakt?

• Inkonsistente Daten machen Segmentierung und Reporting nahezu unmöglich – und damit fehlt die Grundlage für jede Steuerung

Was wirklich hilft

• Einheitliche CRM-Ansichten für alle Teams – individuelle Anpassungen durch einzelne Mitarbeiter  deaktivieren

• Eigenschaften wie Lifecycle-Phasen und Lead-Status konsequent nutzen, um Kontakte sauber einzustufen

• Eine durchdachte CRM-Architektur aufbauen – mit den richtigen Feldern für Kontakte, Unternehmen und Deals

Wer das einmal wirklich sauber aufgesetzt hat, kann HubSpot dann als die "gut geölte Maschine" für mehr Leads und Kunden nutzen, die man sich ursprünglich mal vorgestellt hat. Hochwertige, gut strukturierte Daten im CRM sind der eigentliche Hebel für alles: Reporting, Segmentierung, Automatisierung – und letztlich für mehr Umsätze.

Und das sind noch lange nicht alle Probleme

Die beiden genannten Themen oben sind keine Ausnahmen. Sie gehören zu einem Muster, das wir seit Jahren – projektübergreifend und branchenunabhängig – bei HubSpot-Kunden beobachten. Im Webinar zeigen wir zusätzlich:

• Fehlende oder nicht funktionierende Prozesse und Automatisierungen – neue Leads kommen rein, und dann passiert: nichts

• Marketing und Vertrieb arbeiten nicht zusammen – getrennte Systeme, keine Transparenz, Inkompatibilität, Datenverluste und uneinheitliche Bearbeitung

• Zu wenige Inbound-Leads oder zu schlechte Qualität – HubSpot ohne funktionierende Leadgenerierung ist ganz häufig wie eine Rakete ohne Treibstoff

• Schlechte Nutzerakzeptanz – HubSpot wird als Belastung empfunden, nicht als Unterstützung

• Fehlende Führungsverantwortung – niemand hat den Hut auf, niemand zieht an einem Strang

• Unkontrollierter Datenmüll – Kontakte entstehen wie Unkraut, unbemerkt und ungepflegt

• Fehlende Messbarkeit – viele Daten, aber kein Überblick und kein belastbares Reporting

   

Jeden dieser Punkte erleben wir täglich in der praktischen Arbeit mit HubSpot-Kunden. In unserem Live-Webinar erläutern wir dazu, was die oft zentralen Ursachen sind und wie man diese Probleme ein für alle mal löst. 

Jetzt für das Live-Webinar "9 typische HubSpot-Probleme – Symptome, Ursachen und Lösungen" anmelden!

Über das Webinar

Das Webinar wird von Matthias Hechler geleitet, der geschäftsführender Gesellschafter bei IXTENSA ist. Er berät seit fast 2018 vorwiegend B2B-Unternehmen in der DACH-Region bei der Einführung und beim Einsatz von HubSpot. Er arbeitet auch täglich operativ in Kunden-Accounts und hat daher tiefe Einblicke, wie KMUs im Marketing und im Vertrieb arbeiten. IXTENSA ist HubSpot Diamond Partner, gehört zu den Top-20-HubSpot-Partnern im DACH-Raum und ist eines von wenigen Partnerunternehmen, die offizielle HubSpot-Onboardings im Auftrag von HubSpot durchführen dürfen.