Eine der häufigsten Fragen in unseren Erstgesprächen ist zugleich erstaunlich konkret und erstaunlich schwer zu beantworten: Welche HubSpot-Lizenz brauchen wir eigentlich? Die Pricing-Seite listet alle Stufen sauber auf – nur welche davon zum eigenen Unternehmen passt, lässt sich daraus nicht ohne Weiteres ableiten.
Inzwischen ist die Frage sogar eine andere geworden. Seit HubSpot vom Kauf einzelner Hubs auf eine Plattform mit Zugängen und Credits umgestellt hat, kombiniert man nicht mehr Marketing Hub hier und Sales Hub dort. Man entscheidet über eine Stufe, über die Art der Zugänge – und über den Verbrauch. Die eigentliche Lizenzfrage hat sich damit verschoben: weg von „welche Hubs kaufe ich", hin zu „welche Stufe und welche Zugänge passen zu uns".
Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, welche Stufe zu welchem Unternehmen passt, welche Zugänge Sie wirklich bezahlen müssen – und warum der teurere Fehler fast immer der ist, zu groß zu starten. Ob HubSpot überhaupt die richtige Entscheidung für Sie ist, klären wir an anderer Stelle; hier geht es um die passende Konfiguration.
Vorweg eine ehrliche Einschränkung: Wir können nicht jede Eventualität abbilden. Spezialfunktionen, bestehende Tool-Landschaften, Datenmengen – all das spielt mit hinein. Der Artikel ersetzt keine konkrete Beratung, gibt aber eine verlässliche Orientierung für die typischen Fälle. Und er räumt mit einem teuren Reflex auf: dem großen Account, der am Ende im Standgas über die Autobahn fährt.
Vom Hub-Einkauf zur einen Plattform: Was sich an der Lizenzfrage geändert hat
Früher war die Lizenzfrage ein Einkauf mit vielen Häkchen. Man wählte einzelne Hubs – Marketing, Sales, Service – jeweils in einer Stufe und setzte sie zu einem Paket zusammen. Dieses Hub-für-Hub-Modell gibt es für Neukunden nicht mehr.
An seine Stelle tritt eine einfachere Logik. Es gibt eine Stufe, die kontoweit gilt (dazu gleich mehr), den Zugriff regeln bezahlte Zugänge je Person, und alles, was im Hintergrund Arbeit verrichtet – Automatisierungen, E-Mail-Versand, KI-Funktionen – läuft über Credits (ein enthaltenes Verbrauchs-Guthaben, das sich bei Bedarf aufstocken lässt). „Hub" bleibt dabei als Begriff erhalten: Marketing, Sales und Service sind weiterhin die Funktionsbereiche der Plattform – nur eben keine getrennt gekauften Einheiten mehr.
Für die Lizenzfrage heißt das: Statt „welche Hubs kombiniere ich" beantworten Sie heute drei aufeinander aufbauende Fragen – welche Stufe, welche und wie viele Zugänge, und wie viel Credit-Bedarf. Dass alles in einem System zusammenläuft, ist dabei kein Nachteil, sondern genau der Grund, warum HubSpot für verzahnte Marketing-, Vertriebs- und Serviceprozesse gebaut ist.
Die Stufe entscheidet, nicht der Hub: Starter, Professional, Enterprise
Bevor Sie über Zugänge und Verbrauch nachdenken, fällt die wichtigste Entscheidung: Starter, Professional oder Enterprise? Diese Stufe gilt für den gesamten Account und wirkt sich auf nahezu alles aus, was danach kommt.
Aus unserer Praxis ist die Antwort für den B2B-Mittelstand fast immer dieselbe: Wer professionell arbeiten will, kommt mit Starter nicht aus. Dafür gibt es drei konkrete Gründe.
Workflows – das eigentliche Herzstück
Workflows sind Automatisierungen in HubSpot. Viele denken dabei zuerst an Marketing-E-Mails. Tatsächlich braucht man sie aber für erstaunlich viel mehr – zur Steuerung von Lifecycle-Phasen, zur Datenhygiene, zum automatischen Setzen von Eigenschaften, zur Übergabe zwischen Marketing und Vertrieb. Ohne Workflows ist HubSpot kein professionelles System, sondern eine bessere Datenbank. Und Workflows gibt es erst ab Professional.
Reporting und Analytics
In der Starter-Welt ist man auf wenige vorgefertigte Berichte angewiesen – keine tieferen Auswertungen, keine benutzerdefinierten Berichte. Für steuerungsrelevante Erkenntnisse braucht man Professional. In B2B-Unternehmen, in denen Entscheidungen auf belastbaren Daten beruhen müssen, ist das kein Luxus, sondern Mindestausstattung.
KI-Funktionen
Die KI-gestützten Assistenten von HubSpot setzen ebenfalls mindestens Professional voraus. KI ist heute oft noch ein Professionalisierungsthema und selten der Grund, aus dem man überhaupt einsteigt – aber ihre Bedeutung wächst, und auf Starter kann man hier schlicht nicht mitmachen.
Enterprise ist dagegen keine Größen-, sondern eine Komplexitätsfrage. Die Stufe lohnt sich nicht, weil ein Unternehmen groß ist, sondern wenn bestimmte Schwellen erreicht werden: eine Sandbox (eine separate Test-Umgebung für Anpassungen vor dem Live-Gang), mehrere Marken in einem Konto, feingranulare Freigabe- und Governance-Regeln, besonders schützenswerte Daten oder sehr hohe Skalierung. Wann genau dieser Punkt erreicht ist, behandeln wir ausführlich im Artikel „HubSpot Professional oder Enterprise".
Etwas, das lange galt, gehört an dieser Stelle ausgeräumt: Dass man für Custom Objects (eigene CRM-Objekte mit eigenen Eigenschaften) zwingend Enterprise braucht, stimmt heute nicht mehr, denn Custom Objects sind inzwischen ab Professional verfügbar. Der alte Automatismus „Wir brauchen Custom Objects, also brauchen wir Enterprise" führt heute in die Irre.
Was die Plattform heute kostet (Stand: Oktober 2026) – die Zahlen in einem Block, so wird aktuell verkauft:
- Stufen (kontoweit): Starter · Professional · Enterprise
- Bezahlter Zugang mit Kundenkontakt (GTM): Starter 20 €/Monat (max. 10 Zugänge) · Professional 100 €/Monat · Enterprise 175 €/Monat je Person
- Bezahlter Zugang ohne Kundenkontakt (Ops, für Admin-/Technik-Rollen): 50 €/Monat je Person – in Professional und Enterprise, nicht in Starter
- View-Only-Zugang (reines Mitlesen): kostenlos
- Enthaltene Credits je Stufe: 5.000 · 10.000 · 15.000 – darüber zubuchbar
Die vollständige Preis- und Paket-Übersicht steht in unserem Artikel zu den HubSpot-Preisen.
Nicht jede Person braucht einen bezahlten Zugang
Eine Sache vorab, weil sie oft verwechselt wird: Die Stufe gilt immer für den ganzen Account. Einmal Professional heißt überall Professional – Professional und Enterprise lassen sich nicht pro Person mischen. Was sich sehr wohl unterscheidet, ist die Art des Zugangs jeder einzelnen Person. Und genau hier liegt ein unterschätzter Kosten-Hebel.
- Zugang mit Kundenkontakt (GTM): für alle, die aktiv mit Kundinnen und Kunden arbeiten – Marketing, Vertrieb, Service. Dieser Zugang verbindet auch das persönliche Postfach für 1:1-E-Mails und ist der Standard für die operativ Tätigen.
- Zugang ohne Kundenkontakt (Ops): für Admins, Ops- und Technik-Rollen, die das System pflegen, automatisieren und auswerten, aber nicht selbst mit Kunden kommunizieren. Günstiger als der GTM-Zugang – kein Postfach, kein 1:1-Mailing.
- View-Only: für reine Mitleser, etwa die Geschäftsführung, die ins Reporting schaut, aber nichts bearbeitet. Kostenlos.
Der Unterschied klingt klein, summiert sich aber schnell. Wer in einem 15-Personen-Team sagt „wir geben einfach allen den vollen Zugang", weil unklar ist, wer was braucht, zahlt deutlich drauf – oft, ohne dass es alle wirklich benötigen. In der Praxis braucht den bezahlten Vollzugang nur, wer aktiv damit arbeitet; wer mitliest oder im Hintergrund administriert, kommt mit einem günstigeren oder kostenlosen Zugang aus.
Welche Konfiguration zu welchem Unternehmen passt
Mit Stufe und Zugängen im Kopf werden die typischen Fälle greifbar. Aus mehreren hundert Erstgesprächen sehen wir vor allem drei Konstellationen.
Das kleine, vertriebsgetriebene Team
Gesucht wird in erster Linie ein professionelles CRM, um den Vertrieb zu strukturieren; Marketing-Automatisierung steht noch nicht im Fokus, der Verteiler ist überschaubar, Workflows sind rar. Hier reicht in aller Regel Professional mit wenigen Zugängen mit Kundenkontakt. Eine Starter-Stufe ist nur dann die richtige Wahl, wenn das Setup wirklich sehr klein und kostensensibel ist – mit dem Bewusstsein, dass die Grenzen (keine Workflows, dünnes Reporting) schnell spürbar werden. Dass der Verteiler heute klein ist und kaum automatisiert wird, ist dabei eine Momentaufnahme: Mit mehr Automatisierung und KI steigt der Bedarf – gut, dass sich beides jederzeit nachrüsten lässt.
Der wachsende Mittelständler mit verzahntem Marketing und Vertrieb
Marketing und Vertrieb arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis, Übergänge vom Lead zum Kunden sollen nahtlos sein, oft kommt der Service dazu. Das ist die Konstellation, für die HubSpot ursprünglich gebaut wurde. Typisch ist hier Professional mit einem Mix aus Zugängen: Kundenkontakt-Zugänge für die operativ Tätigen, günstigere Ops-Zugänge für Administration und Technik, kostenlose View-Only-Zugänge fürs Management. Wie sich aus dieser Verzahnung planbar Leads und Kunden gewinnen lassen, zeigen wir separat; wenn zusätzlich die Website auf dieselbe Plattform soll, gehört das in dieselbe Überlegung.
Die komplexe Organisation
Mehrere Marken, feingranulare Governance, eine Sandbox für sicheres Testen, besonders schützenswerte Daten: Sobald diese Schwellen erreicht sind, wird Enterprise zum Thema – nicht wegen der Mitarbeiterzahl, sondern wegen der Komplexität. Ob diese Schwelle bei Ihnen tatsächlich erreicht ist, ist eine eigene Entscheidung, die wir im Artikel „HubSpot Professional oder Enterprise" durchgehen.
Der teuerste Fehler: der Porsche im Standgas
Ehrlich gesagt sehen wir seltener, dass Unternehmen zu klein einkaufen. Viel häufiger ist das Gegenteil: große, kaum genutzte Accounts. Enterprise „für die Zukunft" gebucht, Funktionen nie in Betrieb genommen, teure Vollzugänge, die brachliegen – ein Porsche, der im Standgas über die Autobahn fährt. Der Grund ist selten böser Wille, sondern Systematik: Am Verkaufsprozess hat kaum jemand ein Interesse an einem zu kleinen Paket.
Dabei spricht die Mechanik klar für den vorsichtigen Start. Hochstufen und Zugänge nachkaufen können Sie jederzeit – der Weg nach oben steht immer offen. Der Weg zurück ist mühsamer: Weil eine Stufe kontoweit gilt, bedeutet einmal Enterprise, dass der ganze Account Enterprise ist. Wer zu groß startet, zahlt also über Monate oder Jahre für Funktionen, die niemand nutzt, und kommt nicht ohne Weiteres wieder herunter.
Die richtige HubSpot-Lizenz wählt man nicht mehr über die Frage, welche Hubs man kauft, sondern über die Frage, welche Stufe zur eigenen Komplexität passt – und weil man jederzeit hochstufen und Zugänge nachkaufen kann, ist der teurere Fehler, zu groß zu starten.
Lieber fokussiert starten als breit verschwenden
Die meisten Lizenzfragen, die wir in Erstgesprächen hören, lassen sich auf eine Erkenntnis reduzieren: Es ist sinnvoller, mit dem zu starten, was zum aktuellen Bedarf passt – und gezielt zu erweitern, wenn der nächste Schritt wirklich ansteht. Wer die Lizenz dem heutigen Stand anpasst, entscheidet auf Basis echter Erfahrung statt auf Vorrat, kann fundiert wachsen und spart dabei bares Geld. Das gilt für die Stufe genauso wie für die Zahl der Zugänge und das Credit-Guthaben. Klein starten und mitwachsen schlägt groß kaufen und hoffen – fast immer.
Auf den Punkt
- Seit dem Modellwechsel kauft man keine einzelnen Hubs mehr, sondern eine kontoweite Stufe plus bezahlte Zugänge und Credits.
- Für den typischen B2B-Mittelstand ist Professional der Normalfall; Starter passt nur zu sehr kleinen oder kostensensiblen Setups, Enterprise ist eine Komplexitäts-, keine Größenfrage.
- Eine Stufe gilt immer für den ganzen Account – Professional und Enterprise lassen sich nicht pro Person mischen.
- Nicht jede Person braucht einen bezahlten Vollzugang: Wer nur mitliest oder administriert, kommt mit einem günstigeren oder kostenlosen Zugang aus.
- Weil man jederzeit hochstufen und Zugänge nachkaufen kann, ist der teurere Fehler, zu groß zu starten – der große, kaum genutzte Account ist der Porsche im Standgas.
Welche Stufe und welcher Zugangs-Umfang zu Ihrer Situation passt, lässt sich meist in einem kurzen Gespräch einordnen – wir schauen uns gemeinsam an, was Sie heute wirklich brauchen und was getrost warten kann, ohne überdimensionierte Pakete. Jetzt Gespräch vereinbaren →
Über diesen Beitrag
IXTENSA ist HubSpot Diamond Partner und gehört zu den führenden HubSpot-Agenturen im DACH-Raum. Als eines von derzeit sehr wenigen Partnerunternehmen, die offizielle HubSpot-Onboardings im Auftrag von HubSpot durchführen, begleitet das Team täglich Unternehmen bei der Auswahl der passenden HubSpot-Lizenz – und hat in mehreren hundert Erstgesprächen die typischen Konstellationen immer wieder gesehen.